Configurações do fluxo de faturas e recibos
Definir as configurações de fatura e recibo de sua organização é um componente importante do uso do módulo Financeiro da plataforma. Para fazer alterações em suas configurações de fatura e recibo, clique no ícone de engrenagem localizado na barra de navegação superior da plataforma para abrir o menu suspenso Configurações da organização. Na coluna Outras configurações, selecione Faturas e cobrança.
Importante: um membro da equipe com acesso ao módulo Financeiro deve primeiro preencher todos os campos obrigatórios nesta seção de configurações financeiras, antes que as faturas e os recibos possam ser gerados.
Adicionando informações de fatura e ajustando o fluxo de cobrança
Determine suas preferências para acompanhar as faturas e insira o prefixo da fatura desejado, o número da próxima fatura (o número que estará na primeira fatura gerada) e o período de vencimento da fatura. Além disso, escolha se deseja que as faturas sejam geradas automaticamente para todos os pedidos, através da plataforma, e se essas faturas serão enviadas automaticamente para os compradores online. Os recibos também podem ser entregues automaticamente para pagamentos concluídos, e você pode adicionar informações como uma política específica da empresa para todas as faturas e recibos.
Configurando preferências personalizadas para eventos e inscrições de membros
Clique no botão + Adicionar configuração personalizada para criar configurações personalizadas de fatura e recibo para inscrições em eventos e associações. Selecione um tipo de pedido, insira o prefixo da fatura desejada, o número da próxima fatura (o número que estará na primeira fatura gerada) e o período de vencimento da fatura. Além disso, escolha se deseja que as faturas sejam geradas automaticamente para todos os pedidos por meio da plataforma e se essas faturas serão enviadas automaticamente para os compradores online. Os recibos também podem ser entregues automaticamente para pagamentos concluídos. Você também pode escolher se este tipo de pedido inclui a política padrão da sua organização ou uma política personalizada. Uma configuração personalizada pode ser editada ou excluída clicando no ícone de três pontos na respectiva configuração.
Mais sobre configurações de fatura e recibo
Para esclarecimentos adicionais sobre as configurações de fatura e recibo, as informações sobre cada opção de configuração podem ser encontradas abaixo:
Campos
- Prefixo da fatura: O prefixo da fatura será “INV” por padrão. Esse prefixo pode ser alterado, mas um é necessário para facilitar a referência da transação.
- Número da próxima fatura: O número da próxima fatura será “000001” por padrão. Este número representa a primeira fatura registrada com o prefixo da fatura. Se você optar por alterar esse número, as faturas subsequentes aumentarão em um a partir desse número inicial. Se sua organização processa faturas fora da plataforma Glue Up, certifique-se de que nenhuma fatura duplicada seja criada.
Menu para escolha
- Período de vencimento da fatura: uma data de emissão e uma data de vencimento aparecerão em cada fatura. O período de vencimento padrão será 30 dias. Você pode escolher outras opções de período de vencimento conforme necessário.
Tipo de pedido (configurações personalizadas): você pode criar configurações de fatura personalizadas separadas para quatro tipos de pedidos: inscrição para evento, inscrição de associação, compra de membro extra de associação e renovação de associação. O nome oficial da empresa e o endereço de cobrança corresponderão às informações incluídas em sua configuração padrão, no entanto, todos os outros itens estão disponíveis para personalização.
Caixas de seleção
- Gerar faturas automaticamente para pedidos: Se esta caixa for selecionada, uma fatura será gerada automaticamente para cada pedido feito através da plataforma Glue Up. Caso contrário, a plataforma não gerará faturas, a menos que você crie uma configuração personalizada para um tipo de pedido específico. Role para baixo até a seção Configuração personalizada para saber mais.
- Enviar faturas automaticamente para compradores online: se esta caixa for selecionada, uma fatura será anexada a uma notificação automática do sistema por e-mail, enviada ao comprador. Se a caixa não for selecionada, as faturas não serão enviadas diretamente aos compradores. As faturas ficam disponíveis para download na seção Faturas do módulo Financeiro.
- Dica: Recomendamos selecionar esta caixa para agilizar os processos internos da organização e, simultaneamente, fornecer aos compradores registros digitais que podem ser consultados imediatamente.
- Enviar recibos automaticamente para todos os pagamentos concluídos: Se esta caixa for selecionada, um recibo será anexado a uma notificação automática por e-mail do sistema, enviada ao comprador assim que um pedido for pago. Se um pagamento for processado offline, um e-mail do sistema só será enviado ao comprador quando um membro da equipe marcar manualmente o pagamento como pago.
- Usar formato de número da fatura padrão (configurações personalizadas): Se esta caixa for selecionada para configurações personalizadas, o prefixo da fatura padrão e o próximo número da fatura serão consistentes com as preferências de configuração padrão.
- Usar política de reembolso padrão da organização (configurações personalizadas): Se esta caixa for selecionada para configurações personalizadas, a política padrão da organização será incluída nas faturas e recibos para esse tipo de pedido específico. Caso contrário, uma política personalizada pode ser adicionada para esse tipo de pedido.
Outros
- Política da organização: qualquer conteúdo adicional, como informações jurídicas ou administrativas, pode ser escrito neste bloco.